בחירת אולם האירועים האידיאלי אינה רק תיבת סימון ברשימת מטלות לתכנון אירוע; זו החלטה רבת פנים שעליה האירוע שלכם יכול "לקום או ליפול". עם מגוון של אפשרויות ושיקולים, הניווט במבוך זה עשוי להיראות אולי קצת מאיים. עם זאת, הבנת הגורמים המרכזיים שצריכים להנחות את הבחירה שלך יכולה להפוך את המשימה המורכבת הזו לא רק לניהול אלא גם מתגמל.

פרמטרים מכריעים לקבלת החלטות

מיקום, מיקום, מיקום: או כמו שאומרים באנגלית – Location!

הנוחות של האורחים שלכם צריכה להיות שיקול ראשון במעלה. מומלץ לבחור מיקום שנמצא באיזור גיאוגרפי נוח שיאפשר גם לכם וגם למרבית האורחים שלכם להגיע מבלי לשרוף על זה יום שלם. כמו כן – חניה בשפע היא פרמטר חשוב לא פחות. אם למשל אתם מחפשים אולם אירועים לקיים בו אירוע ברית מילה – לרוב אילו אירועים מצומצמים יחסית והבחירה פחות קריטית בהשוואה לאולם חתונה, למשל.

• קיבולת: בחירת מקום לא גדול מדי ולא קטן מדי עבור ספירת האורחים המשוערת שלך. מרווח אך לא חלל הוא המטרה.
• מתקנים טכניים: בין אם זה כנס, סמינר מקוון או חתונה, יכולות טכנולוגיות יכולות להיות חיוניות. מומלץ לוודא שהאולם יכול לספק את הצרכים שלך, בין אם זה אינטרנט מהיר, ציוד אורקולי או דרישות טכניות אחרות.
• מגבלות תקציב: הבהירו תמיד מה כלול במחיר המדובר. יש אולמות וגני אירועים שיש להם קייטרינג משלהם ויש מקרים בהם צריך לעבוד עם ספקי קייטרינג חיצוניים. תעשו את השקלול שלכם ותראו מהו התקציב הכולל שאתם יכולים לעמוד בו. התרבות הישראלית היא לתת כסף בתור מתנה לחתונה ולכן זוגות צעירים רבים מחשבים כמה החתונה תהיה "רווחית" והתקציב הוא לחלוטין שיקול מרכזי – במיוחד לזוג צעיר בתחילת דרכו. יחד עם זאת, שימו לב שהשיקול הכלכלי לא בא על חשבון האורחים שלכם ואם זה המצב – אולי שווה לשקול חיוב קיום אירוע מצומצם, אינטימי ופשוט יותר.
• אווירה ותפאורה: לפעמים ה"תחושה" של מקום יכולה לעקוף שיקולים הגיוניים אחרים. העיצוב צריך להתאים לנושא האירוע או להיות ניטרלי מספיק כדי להכיל קישוטים שונים.
• מוניטין: עיין בביקורות או קבל המלצות. המוניטין של אולם יכול לתת לך תובנות לגבי האמינות ואיכות השירות שלו.

לסיכום

בחירה נכונה של אולם אירועים היא משחק גומלין של צרכים לוגיסטיים ואלמנטים חווייתיים. המפתח לשליטה באתגר זה הוא להתחיל עם הבנה ברורה של הדרישות הייחודיות של האירוע שלך ולאחר מכן לשקול אותן באופן מושכל מול ההיצע של מקומות שונים. לעולם אל תזלזלו בכוחם של ביקורים ראשוניים באתר ותמיד הכן רשימה של שאלות לשאול במהלך הסיור שלך. זכור, הצלחת האירוע שלך קשורה קשר הדוק למקום שאתה בוחר, אז קבל החלטה זו עם התחשבות ותכנון אסטרטגי הראוי. אם אתם מתכננים אירוע כלשהו (לא רק חתונה) – אתם לגמרי צריכים להתחיל את מסע חיפוש הספקים שלכם באתר EventPlan.